Partimos de que ha sido un despiste
Una cuenta que ha cambiado, un saldo justo, un mes complicado. El primer mensaje lo da por hecho y lo pone fácil.
Para colegios y centros educativos
Recupera los impagados desde el minuto uno.
En cuanto un recibo devuelto entra en Recover, el caso se abre solo y tu circuito de avisos se pone en marcha. Nadie tiene que acordarse de reclamarlo, y nada se deja para final de mes. Con un tono amable, en el horario de tu colegio, y en cuanto la familia paga, se para todo.
Familia Ejemplo ARecibo de comedor, octubreRecibo devuelto: llega de tu programa de gestión
Así recorre un expediente de ejemplo el diagrama que dibuja tu colegio. Antes de cada paso se comprueba si la familia ya ha pagado: si lo ha hecho, no sale ningún aviso más.
Desde el minuto uno
Recover no espera a que alguien saque un rato ni a que llegue final de mes. El recibo devuelto entra, desde tu programa de gestión o dado de alta por ti, el caso se abre y tu diagrama empieza a trabajar. Nada se queda en una lista.
Cuando se hace a mano
- El recibo devuelto se apunta en una lista para llamar «cuando haya un rato».
- La llamada se pospone, porque a nadie le gusta hacerla.
- Cada persona lleva sus casos de memoria: qué se dijo, a quién y cuándo.
- Llega el recibo del mes siguiente y ya son dos.
Con Recover
- Minuto 1El caso se abre soloEn cuanto el recibo devuelto entra en Recover, desde tu programa de gestión o dado de alta por ti, con el diagrama principal de tu colegio.
- Al día siguientePrimer aviso amablePor correo y en tu horario. Se espera un día por si la familia lo resuelve por su cuenta.
- Días despuésRecordatorio y llamadaPor WhatsApp y, si no contesta, una llamada de una persona del colegio, o con voz IA si conectas tu centralita.
- SiempreSi paga, se para todoAntes de cada paso comprueba si ya ha pagado: en cuanto el pago consta en Recover, no sale ni un aviso más.
Con el diagrama de partida de Recover. Si una espera acaba fuera de tu horario, el aviso sale en el siguiente hueco. Los pasos y las esperas los cambias tú.
Para todo el colegio
Recover lo decide la titularidad, lo cuida dirección y lo usan administración y secretaría. Cada uno gana algo distinto.
Titularidad
Ningún recibo se queda olvidado
Cada recibo devuelto se pone en marcha en cuanto llega, con lo que decides tú: qué se dice, cuándo y por qué canal. Los datos de tu colegio, aislados de los de cualquier otro centro.
Dirección
La relación con las familias
Un tono amable desde el primer mensaje, baja con un clic y una persona del colegio cuando la situación lo pide.
Administración
Nadie tiene que acordarse
Los avisos salen solos, en el orden de tu diagrama. A ti solo te llegan los casos que necesitan a alguien.
Secretaría
Todo en una bandeja
Cada familia con su historial: qué se le ha enviado, qué ha respondido y qué falta por hacer.
Rápido no es agresivo
Un recibo devuelto no es una familia que no quiere pagar.
A nadie le gusta hacer esa llamada
Y menos a familias que ves cada mañana en la puerta del colegio. Por eso se pospone y se hace a destiempo. Recover la ordena y la programa a tiempo.
Quien lo está pasando mal merece otra conversación
Si una familia cuenta que no puede pagar, deja de recibir avisos y pasa a la vía social que hayas dibujado: becas, ayudas o un plan a su medida.
Cómo funciona
- 1
Minuto 1: entra el recibo devuelto
Llega desde tu programa de gestión, conectado por API, o lo das de alta tú. Ese mismo minuto se abre el caso con la versión publicada de tu diagrama principal.
- 2
Recover sigue tu diagrama
Avisos amables, esperas, la opción de pagar a plazos. En el orden que has dibujado y en el horario de tu colegio; con la pieza «Esperar momento», también según su calendario.
- 3
Si paga, se para todo
Antes de cada paso comprueba si ya ha pagado o ha pedido no recibir avisos. Vale un pago con Stripe o uno que apuntes a mano.
- 4
Una persona, cuando hace falta
Si no reconoce el recibo, si la IA duda o si cuenta que no puede pagar, el caso pasa a alguien del colegio con todo el contexto delante.
Un curso con Recover
Baja por el curso: cada mes entra el recibo devuelto de una familia distinta y su caso se pone en marcha ese mismo día. En el ejemplo, los que se cobran lo hacen en días, y lo cobrado se va sumando. Con la pieza «Esperar momento», cuando tu calendario dice vacaciones, el diagrama espera.
- Conexión por API
Septiembre
Vuelta al coleConectas tu programa de gestión
Los recibos devueltos de cuotas, matrícula o material entran solos por la API, y volver a enviarlos no duplica nada. A quien paga sin problemas, Recover no le escribe.
Familia Ejemplo J · Material escolar · 45 €Devuelto el 8 · aviso amable el 9 · paga el 10Cobrado - Aviso amable
Octubre
El primer comedorUn recordatorio, no una reclamación
El caso se pone en marcha en cuanto entra el recibo devuelto. Después sale un aviso amable con tu plantilla aprobada, en el horario de tu colegio: es la que Meta exige para escribir primero por WhatsApp.
Familia Ejemplo A · Comedor de octubre · 92,40 €Devuelto el 8 · WhatsApp el 9 · paga el 14CobradoOctubre, de cerca
El recibo de comedor de la Familia Ejemplo A, día a día.
Antes de cada paso: ¿ya ha pagado?Ha pagado: no sale ningún aviso más.LMXJVSD12345678Devuelto9WhatsApp101112FestivoResponde13Correo14Pagado15LlamadaNo se hace16171819202122232425262728293031- Festivos, puentes y vacaciones. Los marca tu colegio en su calendario y, con la pieza «Esperar momento», el diagrama espera a que vuelva a tocar.
- Con un tope de días. Decides cuánto puede esperar como máximo, para que ningún recibo se quede olvidado.
- Si paga, lo previsto ya no sale. La llamada que tocaba el jueves desaparece del calendario.
- Se paran los avisos
Noviembre
Antes de cada pasoQuien paga el martes no recibe la llamada del jueves
Antes de cada paso se comprueba si la familia ya ha pagado o ha pedido no recibir avisos. Si es así, se para todo al momento.
Familia Ejemplo K · Cuota de noviembre · 215 €Devuelto el 3 · avisos el 4 y el 6 · paga el martes 10: la llamada del jueves ya no se haceCobrado - Esperar momento
Diciembre
NavidadVacaciones en tu calendario: el diagrama espera
Donde tu diagrama tiene la pieza «Esperar momento», cuentan los festivos, puentes y vacaciones que configure tu colegio. El aviso siguiente se guarda para cuando vuelva a tocar.
Familia Ejemplo L · Cuota de diciembre · 215 €Devuelto el 21 · el aviso espera a la vuelta, el 8 de enero · paga el 11Cobrado - Derivar a becas
Enero
La cuesta de eneroQuien no puede no es quien se olvidó
Si la familia cuenta por WhatsApp o SMS que está en un mal momento, la IA lo clasifica y el caso deja los avisos para ir a la vía social que hayas dibujado.
- Ofrecer plazos
Febrero
La excursión de 4.ºPlazos, si tu colegio los ofrece
Si lo dibujas, Recover prepara la tarea para que alguien de tu equipo acuerde los plazos con la familia. Lo mismo con un incentivo por pagar antes de una fecha.
Familia Ejemplo N · Excursión de 4.º · 120 €Devuelto el 2 · pide pagarla en dos veces · secretaría lo acuerda · paga el 5 y el 19Cobrado en 2 plazos - Esperar momento
Marzo
Semana SantaOtra pausa, la que marque tu calendario
Con la pieza «Esperar momento» en tu diagrama, los días no lectivos de tu colegio ya cuentan. Y con un tope de días, para que ningún recibo se quede olvidado.
Familia Ejemplo P · Comedor de marzo · 98 €Devuelto el 19 · el aviso espera a después de Semana Santa · paga el 31Cobrado - Tarea para una persona
Abril
ExtraescolaresCuando hace falta una persona, te lo deja preparado
Si la IA duda o nadie responde, se crea una tarea con todo el contexto. Antes, puede probar con el segundo tutor.
Familia Ejemplo Q · Extraescolares de abril · 60 €Devuelto el 6 · su respuesta deja dudas a la IA · tarea para secretaría · paga el 13Cobrado - Carta certificada
Mayo
Antes de cerrar el cursoLa carta, siempre la cursa una persona
Si tu diagrama llega a la carta certificada o al burofax, Recover crea la tarea con el importe y tu plantilla, y alguien de tu equipo decide enviarla.
Familia Ejemplo R · Cuota de mayo · 215 €Devuelto el 4 · no responde a los avisos · secretaría envía la carta el 20 · paga el 24Cobrado - Historial
Junio
Fin de cursoCada expediente, con su historia
Qué se envió, cuándo, qué respondió la familia y cómo pagó: en el banco, en secretaría o por el enlace de pago, si tu colegio lo activa.
Familia Ejemplo S · Colonias de fin de curso · 150 €Devuelto el 1 · aviso amable el 2 · paga ese mismo díaCobrado
En este curso de ejemplo, 9 casos cobrados: 1.210,40 €. Y uno lo lleva secretaría por la vía social. Cada caso es de una familia distinta, y los cobrados se resolvieron en días, no en meses.
Y en verano, lo que marque tu calendario: con la pieza «Esperar momento», las vacaciones que configures cuentan igual que Navidad o Semana Santa.
En el día a día
Recover trabaja solo y te deja en una bandeja únicamente lo que necesita a una persona. Y cada familia tiene su ficha, con todo lo que ha pasado.
Tareas para personasEjemplo · datos ficticios
La bandeja de secretaría. Solo entra lo que el diagrama manda a una persona: una familia que pide que la llamen, una carta que hay que revisar o una respuesta en la que la IA duda.
La ficha de cada familia. Con sus dos tutores, sus recibos y todo lo que se ha enviado y respondido. Si paga en secretaría, lo apuntas a mano y se paran los avisos.
Canales
Correo
Con el texto adaptado a cada familia, enlace de pago y baja con un clic al pie.
Con plantillas aprobadas por Meta, que es lo que exige para estos mensajes.
SMS
Para un aviso breve cuando el correo o el WhatsApp no llegan.
Llamada
Con voz IA si conectas tu centralita. Si no, la hace una persona del colegio con un guion.
Carta
Carta certificada o burofax. Nunca sale sola: la revisa y la envía una persona.
Todos salen en el horario de tu colegio. Y con la pieza «Esperar momento», también respetan su calendario de festivos y vacaciones.
Hecho para colegios
Cuota de septiembreMatrículaComedorExtraescolaresExcursión de 4.ºMaterial escolarRuta escolarAMPALibros de textoColonias
Primer y segundo tutorTutor o tutoraCurso escolarPuentesNavidadSemana SantaVeranoSecretaríaTitularidadBecas y ayudas
Las vacaciones y los festivos, según el calendario que configura tu colegio, allí donde tu diagrama tiene la pieza «Esperar momento».
Lo que hace por dentro
Quien paga, deja de recibir avisos
Al momento. Nadie recibe la llamada del jueves habiendo pagado el martes.
IA con comprobaciones
Redacta y clasifica dentro de los caminos que has dibujado, y se comprueba antes de enviar.
No puede, o se le olvidó
Distingue a quien no puede pagar de a quien se le pasó, y a cada uno le da su camino.
Pagar a plazos
Si tu diagrama lo incluye, se ofrece pagar en varias veces antes de subir el tono.
Prueba con el otro tutor
Si un contacto no responde, puede probar con el segundo tutor antes de pasar el caso a una persona.
Tareas para personas
Solo cuando hacen falta, y con todo el contexto: qué se envió, qué respondió y por qué llega a ti.
Stripe y pagos a mano
Enlace de pago con Stripe, si tu colegio lo activa. Lo que pagan en secretaría o por transferencia lo apuntas tú o llega de tu programa de gestión.
Modo demostración
Prueba tu diagrama con un colegio de demostración: recorre todo el circuito sin enviar ni cobrar nada.
Freno de bucles
Si un circuito diera vueltas, el mismo aviso no sale más de 6 veces a una familia: se para y lo mira una persona.
Confianza y protección de datos
Hablamos de recibos y de familias de tu colegio. Por eso cada decisión técnica empieza por la privacidad.
- Cada colegio, aislado
Un centro no puede ver ni un dato de otro. Lo garantiza la propia base de datos.
- Guardados en la Unión Europea
Los datos se guardan en servidores de la Unión Europea, en Irlanda.
- Cada persona, su permiso
Administración, gestión o solo lectura. Se entra con Penwin ID, el mismo acceso del resto de servicios de PenwinEdu.
- Baja con un clic
Cada correo lleva su enlace, con un paso de confirmación. Quien la pide deja de recibir avisos en ese momento, sin dar explicaciones.
- Historial de cada expediente
Qué se envió, cuándo y qué respondió la familia. Si alguien pregunta, está ahí.
Integraciones
Tu programa de gestión
Los recibos devueltos entran por API con una clave propia del colegio. Volver a enviarlos no duplica nada.
Stripe
Enlace de pago, si tu colegio lo activa: la familia ve lo que queda pendiente en ese momento y paga en la página segura de Stripe. Los pagos que llegan por otra vía los apuntas a mano.
Correo
Envío con seguimiento de la entrega, para que el diagrama sepa si el aviso ha llegado.
WhatsApp y SMS
WhatsApp con las plantillas que exige Meta, y SMS para avisos breves. La aprobación de plantillas tarda un poco más que el resto.
Tu centralita
Para las llamadas con voz IA. Sin centralita conectada, la llamada se convierte en una tarea para una persona.
Penwin ID
El mismo acceso que el resto de servicios de PenwinEdu. Una contraseña menos.
Qué se paga
Cada centro es distinto, así que el precio también. Te lo explicamos en la demo, con tu caso delante.
Según tu colegio
Depende del tamaño del centro, del volumen de recibos y de los canales que quieras usar.
Te lo explicamos en la demo
Qué incluye y qué no, canal por canal, con tu caso delante y antes de que decidas nada.
Por correo, antes de empezar
Te pasamos el presupuesto por correo para que lo veas con calma con tu equipo.
Pídenos un presupuesto y te lo enviamos por correo.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo empieza Recover a reclamar un recibo?
En cuanto el recibo devuelto entra en Recover, desde tu programa de gestión o dado de alta a mano: el caso se abre solo y el diagrama se pone en marcha ese mismo minuto, sin que nadie tenga que acordarse. El primer aviso sale cuando lo diga tu diagrama, siempre en el horario de tu colegio; el de partida espera un día, por si la familia lo resuelve por su cuenta. Si esa familia ya tiene un caso en marcha, el recibo se suma a él. Y si su caso está en manos de una persona, en pausa o cerrado sin cobrar hace menos de un año, el recibo se suma a ese caso y te queda una tarea en la bandeja, en vez de escribir a la familia.
¿Esto no va a molestar a las familias?
Está pensado para lo contrario. El primer mensaje parte de que ha sido un despiste. Los avisos salen en el horario de tu colegio y, con la pieza «Esperar momento», respetan su calendario de festivos y vacaciones. Puedes ofrecer pagar a plazos antes de subir el tono. Y quien pide no recibir más avisos deja de recibirlos al momento, con un enlace en cada correo.
¿Quién decide qué se envía y cuándo?
Tu colegio, dibujándolo. La IA redacta y clasifica dentro de cada paso, pero solo sale por los caminos que has conectado. Antes de publicar un diagrama se comprueba que no tenga callejones sin salida, que siempre haya una salida a una persona y que no haya bucles que manden mensajes en cadena.
¿Qué pasa si una familia paga a mitad del proceso?
El expediente se detiene en ese momento. Vale un pago con Stripe o uno que apunte el colegio a mano. Nadie recibe la llamada del jueves habiendo pagado el martes.
¿Y si una familia no puede pagar?
Si lo cuenta al responder por WhatsApp o SMS, la IA lo clasifica y el expediente sale de los avisos para ir por la vía social que dibujes: becas, ayudas o una persona del colegio que hable con ella.
¿Puedo probarlo sin escribir a ninguna familia?
Sí. En modo demostración, un colegio de prueba recorre su diagrama completo, pero no se envía ni se cobra nada: cada mensaje queda como simulado.
¿Y si cambio el diagrama con expedientes en marcha?
No se rompe nada. Cada expediente termina con la versión con la que empezó. Los nuevos siguen la versión publicada más reciente del diagrama principal.
¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?
Depende sobre todo de conectar tu programa de gestión y de dar de alta WhatsApp, porque Meta tiene que aprobar las plantillas. Lo vemos en la demo según tu caso.
¿Lo vemos con un diagrama de tu colegio?
En la demo das de alta un recibo y ves cómo se abre el caso al momento. En modo demostración, Recover sigue el diagrama sin enviar ni cobrar nada a ninguna familia.